LÖSUNGEN

Im Folgenden finden Sie unsere Lösungen, mit denen Sie Ihre Dokumenten Prozesse verbessern können. Ob automatische Erkennung und Verarbeitung von Belegen, digitalen Akten oder revisionssichere Archivierung im elektronischen Archiv – wir haben die Lösung im Standardportfolio. Hundertfach bewährt und im produktiven Einsatz bei mehr als 600 Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen.

Archivierung

Die elektronische Archivierung mit [accantum] führt nicht nur zu weniger Papier im Archiv, sondern bietet auch mehr Transparenz in den Geschäftsabläufen und ermöglicht eine rechtskonforme sowie revisionssichere Ablage sämtlicher Dokumente. Dies gilt auch für elektronische Dateien und E-Mails.

Eingangspost

Durch die digitale Bearbeitung und automatisierte Verteilung der Eingangspost lassen sich Liege- und Transportzeiten verringern, die Bearbeitung wird beschleunigt und Ressourcen werden effizienter genutzt.

Rechnungen

Durch die elektronische Bearbeitung und den automatisierten Versand der Ausgangsrechnungen lassen sich Druck- und Portokosten verringern, die Bearbeitung wird beschleunigt, Ihre Mitarbeiter werden entlastet.

E-Mail Verarbeitung

Der Versand elektronischer Rechnung nimmt stetig zu. E-Mails dienen als Transportmittel für elektronische Belege, beinhalten aber auch selbst zahlreiche Geschäftsinformationen.

Integration

Mit der Integration und Anpassung unserer Webbasierten Software offerieren wir Unternehmen völlig neue Möglichkeiten Geschäftsprozesse zu optimieren.

Capture

Die digitale Erfassung und automatische Erkennung von Papierdokumenten beschleunigt die Arbeitsprozesse, somit werden Durchlaufzeiten verkürzt und wichtige Informationen stehen schnell zur Verfügung.

ARCHIV – DMS

Sicherheit und Zugriffsschutz

Personal- und Vertragsdokumente enthalten hochsensible Daten, deren Schutz besonders wichtig ist, und deren Zugriff genau gesteuert und protokolliert werden sollte. Dies erfordert neben der korrekten Anwendung vor allem eine rechtegesteuerte Verwaltung. Die digitale Akte schafft für das Unternehmen Transparenz über seine Dokumente und damit verbundene Informationen.

Aufgaben stellen sicher, dass kein Termin versäumt wird. Filter- und Reportfunktionalitäten ermöglichen einen schnellen Überblick. Weitere Dokumente die einem besonderen Zugriffsschutz unterliegen können individuell angelegt werden.

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

• Archivierung unterschiedlichster Dokumente und Belege
• Preiswertes leistungsfähiges Dokumentenmanagement und Archivsystem
• Es stehen je nach Anforderung und Unternehmensgröße 5 Editionen zur Verfügung
• Regelbasierte automat. Archivierung von Dokumenten und E-Mails
• Leistungsstarke Zugriffs-/Berechtigungsverwaltung
• Der User benötigt lediglich einen Browser

E-MAIL MANAGEMENT

Effiziente E-Mail Verarbeitung

E-Mails beinhalten geschäftsrelevante Informationen. E-Mail Management ist das Zusammenspiel dieser Informationen mit den Geschäftsprozessen. Der Versand elektronischer Rechnungen nimmt stetig zu.  E-Mails dienen als Transportmittel für elektronische Belege, beinhalten aber auch selbst zahlreiche Geschäftsinformationen. Ziel ist die automatisierte Verarbeitung der Rechnung und die rechtskonforme Archivierung.

Der Exchange Connector bietet über konfigurierbare Regelwerke umfangreiche Möglichkeiten zur automatisierten Verarbeitung von E-Mails. So lassen sich wichtige Inhalte gezielt und vorgangsbezogen in die laufenden Geschäftsabläufe einbeziehen.

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

• Keine doppelte Datenhaltung von E-Mails sowie Anhängen in verschiedenen Ordnern, sondern ein zentrales Archiv
• Einfache und schnelle Suche nach beliebigen E-Mails sowie Anhängen direkt in der gewohnten Outlook oder Lotus-Notes-Oberfläche
• Keine fehleranfällige und schwer kontrollierbare Auslagerung von PST-Dateien notwendig
• E-Mail-Verwaltung in übersichtliche digitale Akten

CAPTURE – Belegerkennung

Eingangsbelege optimal erkennen

Wiederkehrende strukturierte Belege von Lieferanten, Behörden oder Dienstleistern lassen sich automatisch erkennen und ablegen. [accantum] Capture – Um die permanent anfallenden Belege, wie Lieferscheine oder Rechnungen, schnell und automatisiert zu verarbeiten, bietet [accantum] mit dem
Capture ein Modul, das diese Belege erkennt und relevante Informationen ausliest.

Die aufwändige manuelle Erfassung entfällt. Belegdaten wie Nummer, Datum oder Betrag werden automatisch „befüllt“ und stehen für die Weiterverarbeitung und Recherche zur Verfügung.

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

• Intelligentes Auslesen von Belegen über Volltextzeichenerkennung (OCR)
• Weniger Aufwand bei der Verschlagwortung von Dokumenten
• Automatische Zuordnung gescannter Dokumente zu den entsprechenden Geschäftsfällen
• Hohe Anwenderakzeptanz durch automatisierte Verschlagwortung und Klassifizierung gescannter Dokumente nach Dokumentenkategorien
• Flexibel im Einsatz dank Anbindungsmöglichkeit beliebiger Scanhardware
• Möglichkeit der automatischen Dokumenten-Klassifizierung

DMS-WORKFLOW

Effektive Prozesssteuerung

Rechnungen können automatisiert erfasst, über einen digitalen standardisierten Rechnungsprüfungs-Workflow zu den entsprechenden Sachbearbeitern / Abteilungen weitergeleitet und entsprechend freigeben werden. Die digitale Freigabe wird über Aufgaben gesteuert.

Aufgaben können nachgehalten und Beteiligte aktiv benachrichtigt werden. Aufwände für die Rechnungserfassung sowie Durchlaufzeiten werden reduziert.

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

• [accantum] verfügt im Standard über ein Workflow-Modul zur effektiven Steuerung Ihrer Prozesse.
• Die Workflows sind frei konfigurierbar und können so individuell auf die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.

ARCHIVE-CUBE

Dokumentenmanagement noch einfacher

Der Archive Cube ist die bewährte [accantum]-Dokumenten- und Archivlösung als kompaktes, vorkonfiguriertes Stand-Alone System. Der Archive Cube ist mit leistungsstarker Hardware ausgestattet und im ansprechenden Design.

Für die Inbetriebnahme ist keine zusätzliche Hard- oder Software nötig. Durch die vollständig vorinstallierte Software und die einfache Konfiguration über ein Webinterface ist es möglich, das komplette DMS/Archivsystem ohne spezielle IT Kenntnisse lauffähig zu installieren.

Die ideale Lösung für kleine mittelständische Unternehmen, die unter anderem:

• eine integrierte und kompakte Archivlösung suchen.
• die unabhängig von bestehenden IT Strukturen ein DMS-System betreiben wollen, dieses aber auch integrieren können.
• die auf eine einfache und gesetzeskonforme Archivierung Wert legen.