LÖSUNGEN

Im Folgenden finden Sie unsere Lösungen, mit denen Sie Ihre Dokumenten Prozesse verbessern können. Ob automatische Erkennung und Verarbeitung von Belegen, digitalen Akten oder revisionssichere Archivierung im elektronischen Archiv – wir haben die Lösung im Standardportfolio. Hundertfach bewährt und im produktiven Einsatz bei mehr als 600 Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen.

Archivierung

Die elektronische Archivierung mit [accantum] führt nicht nur zu weniger Papier im Archiv, sondern bietet auch mehr Transparenz in den Geschäftsabläufen und ermöglicht eine rechtskonforme sowie revisionssichere Ablage sämtlicher Dokumente. Dies gilt auch für elektronische Dateien und E-Mails.

Eingangspost

Durch die digitale Bearbeitung und automatisierte Verteilung der Eingangspost lassen sich Liege- und Transportzeiten verringern, die Bearbeitung wird beschleunigt und Ressourcen werden effizienter genutzt.

Rechnungen

Durch die elektronische Bearbeitung und den automatisierten Versand der Ausgangsrechnungen lassen sich Druck- und Portokosten verringern, die Bearbeitung wird beschleunigt, Ihre Mitarbeiter werden entlastet.

Dokumente

Digitale Dokumente bzw. Akten machen ein umfangreiches Papierarchiv voller Aktenordner überflüssig. Dokumente werden automatisch über eine Ablageregel in digitale Akten eingeordnet. Eine bequeme Recherche und somit schnellere Auskunftsfähigkeit werden aufgrund einer klaren Struktur sichergestellt.

E-Mail Verarbeitung

Der Versand elektronischer Rechnung nimmt stetig zu. E-Mails dienen als Transportmittel für elektronische Belege, beinhalten aber auch selbst zahlreiche Geschäftsinformationen.

Integration

Mit der Integration und Anpassung unserer Webbasierten Software offerieren wir Unternehmen völlig neue Möglichkeiten Geschäftsprozesse zu optimieren.

Capture

Die digitale Erfassung und automatische Erkennung von Papierdokumenten beschleunigt die Arbeitsprozesse, somit werden Durchlaufzeiten verkürzt und wichtige Informationen stehen schnell zur Verfügung.

Workflow

Die Steuerung der Prozesse im Unternehmen mittels digitaler Workflows beschleunigt Abläufe und erhöht die Transparenz. Beteiligte werden über Aufgaben informiert, Ressourcen und Zuständigkeiten werden optimiert.

ARCHIV

Sicherheit und Zugriffsschutz

Personal- und Vertragsdokumente enthalten hochsensible Daten, deren Schutz besonders wichtig ist, und deren Zugriff genau gesteuert und protokolliert werden sollte. Dies erfordert neben der korrekten Anwendung vor allem eine rechtegesteuerte Verwaltung. Die digitale Akte schafft für das Unternehmen Transparenz über seine Dokumente und damit verbundene Informationen.

Aufgaben stellen sicher, dass kein Termin versäumt wird. Filter- und Reportfunktionalitäten ermöglichen einen schnellen Überblick. Weitere Dokumente die einem besonderen Zugriffsschutz unterliegen können individuell angelegt werden.

Beispiele:

• Personaldokumente
• Berichte / Protokolle
• Verträge
• Jahresabschlüsse
• Konstruktionspläne

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

• Archivierung unterschiedlichster Dokumente und Belege
• Preiswertes leistungsfähiges Dokumentenmanagement und Archivsystem
• Es stehen je nach Anforderung und Unternehmensgröße 5 Editionen zur Verfügung
• Regelbasierte automat. Archivierung von Dokumenten und E-Mails
• Leistungsstarke Zugriffs-/Berechtigungsverwaltung
• Der User benötigt lediglich einen Browser

E-MAIL MANAGEMENT

Effiziente E-Mail Verarbeitung

E-Mails beinhalten geschäftsrelevante Informationen. E-Mail Management ist das Zusammenspiel dieser Informationen mit den Geschäftsprozessen. Der Versand elektronischer Rechnungen nimmt stetig zu.  E-Mails dienen als Transportmittel für elektronische Belege, beinhalten aber auch selbst zahlreiche Geschäftsinformationen. Ziel ist die automatisierte Verarbeitung der Rechnung und die rechtskonforme Archivierung.

Der Exchange Connector bietet über konfigurierbare Regelwerke umfangreiche Möglichkeiten zur automatisierten Verarbeitung von E-Mails. So lassen sich wichtige Inhalte gezielt und vorgangsbezogen in die laufenden Geschäftsabläufe einbeziehen.

Beispiele:

• E-Mail analysieren
• E-Mail / Anhänge verarbeiten
• Workflow starten
• Ablage Anhänge
• E-Mail Archivierung

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

• Keine doppelte Datenhaltung von E-Mails sowie Anhängen in verschiedenen Ordnern, sondern ein zentrales Archiv
• Einfache und schnelle Suche nach beliebigen E-Mails sowie Anhängen direkt in der gewohnten Outlook oder Lotus-Notes-Oberfläche
• Keine fehleranfällige und schwer kontrollierbare Auslagerung von PST-Dateien notwendig
• E-Mail-Verwaltung in übersichtliche digitale Akten

CAPTURE

Eingangsbelege optimal erkennen

Wiederkehrende strukturierte Belege von Lieferanten, Behörden oder Dienstleistern lassen sich automatisch erkennen und ablegen. [accantum] Capture – Um die permanent anfallenden Belege, wie Lieferscheine oder Rechnungen, schnell und automatisiert zu verarbeiten, bietet [accantum] mit dem
Capture ein Modul, das diese Belege erkennt und relevante Informationen ausliest.

Die aufwändige manuelle Erfassung entfällt. Belegdaten wie Nummer, Datum oder Betrag werden automatisch „befüllt“ und stehen für die Weiterverarbeitung und Recherche zur Verfügung.

Beispiele:

• Belegdatum
• Kundennummer
• Rechnungsbetrag
• UID Nummer
• Absender

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

• Intelligentes Auslesen von Belegen über Volltextzeichenerkennung (OCR)
• Weniger Aufwand bei der Verschlagwortung von Dokumenten
• Automatische Zuordnung gescannter Dokumente zu den entsprechenden Geschäftsfällen
• Hohe Anwenderakzeptanz durch automatisierte Verschlagwortung und Klassifizierung gescannter Dokumente nach Dokumentenkategorien
• Flexibel im Einsatz dank Anbindungsmöglichkeit beliebiger Scanhardware
• Möglichkeit der automatischen Dokumenten-Klassifizierung

WORKFLOW

Effektive Prozesssteuerung

Rechnungen können automatisiert erfasst, über einen digitalen standardisierten Rechnungsprüfungs-Workflow zu den entsprechenden Sachbearbeitern / Abteilungen weitergeleitet und entsprechend freigeben werden. Die digitale Freigabe wird über Aufgaben gesteuert.

Aufgaben können nachgehalten und Beteiligte aktiv benachrichtigt werden. Aufwände für die Rechnungserfassung sowie Durchlaufzeiten werden reduziert.

Beispiele:

• Rechnungsprüfung
• Abteilung / Kostenstelle
• Freigabe
• Kontierung / Verbuchung
• Ablage / Archivierung

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

• [accantum] verfügt im Standard über ein Workflow-Modul zur effektiven Steuerung Ihrer Prozesse.
• Die Workflows sind frei konfigurierbar und können so individuell auf die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.

EXPORTMANAGER

Selbsttragendes Archiv

Die Fertigstellung eines Projektes oder Geschäftsvorgangs hat oft die Übergabe von Dokumenten zur Folge. Die Export-Funktion lagert auf einfache Weise gewünschte Dokumentenbestände aus, um diese Dritten zur Verfügung zu stellen. Um dem Empfänger das einfache Suchen und Recherchieren in den Dokumentenbeständen zu ermöglichen, wird der [accantum]-Viewer (Anzeigeprogramm) und die Suchmaschine mitgeliefert.

Die Struktur (Hierarchiebaum) entspricht dem des zentralen Archives. Die Suche nach den auf dem Datenträger befindlichen Dokumenten ist genauso einfach, als wären Sie auf dem zentralen Archivsystem.

Beispiele:

• Hausverwaltung
• Steuerberater

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

• Flexibilität: Dokumentenbestände samt Arbeitsumgebung stehen auf externe Datenträger zur Verfügung
• Dokumentenbestände können Dritten ohne eigene [accantum] Installation zur Verfügung gestellt werden
• Unabhängigkeit von uns als Hersteller und weitestgehend von zukünftigen Entwicklungen in der IT
• Erfüllung der GDPdU / Z3 Anforderung

DIRECTLINK

Einfach nur Finden!

Mit DirectLink steht die Suche im Vordergrund. Das Suchwort, die Zahl oder die Tabellenzeile mit der Maus markieren und anschließend eine von Ihnen festgelegte Tastenkombination betätigen – DirectLink sucht im Hintergrund die Treffer. Sobald Treffer gefunden wurden, öffnet sich automatisch der Browser mit der aus Accantum bekannten Trefferliste – fertig!

Bei DirectLink handelt es sich um einen Dienst, der die Tastenkombinationen überwacht und bei entsprechendem Tastendruck die Suche ausführt. Dies macht den Einsatz dieses Tools so universell. DirectLink dient der direkten Suche von Dokumenten aus Windows Anwendungen im [accantum]-Archiv. Hierzu wird ein Suchprofil im DirectLink angelegt, das sowohl Text- als auch Tabellenorientiert die Suche ausführt.

Beispiele:

• Suchprofile
• Freitextsuche
• Tabellensuche

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

• Sie möchten den Beleg zu einem Auftrag sehen?
• Sie möchten der Reklamation per Email zu einer Rechnung nachgehen?
• Sie benötigen ein Schreiben aus der Personalakte?

FILEARCHIVER

Was soll archiviert werden?

Mit der [accantum]-Filearchivierung lassen sich beliebig viele Dokumente und Ordnerinhalte archivieren. Dabei können auch die Ordnerstrukturen übernommen werden. Für die Dokumente werden vorher der Ziel-Ablageort, die Attribute und Kategorien vergeben. Bei den Attributen und dem Ablageort besteht die Möglichkeit, einen Platzhalter anzugeben, der entsprechend beim Archivieren ersetzt wird.

In den Konfigurationen werden alle Einstellungen des Archiver gespeichert. Der Archiver verwendet dabei eine sogenannte Standardkonfiguration, die bei jedem Start geladen wird. Diese kann vom Anwender jederzeit mit eigenen Werten gespeichert werden.

Beispiele:

• Erstimport
• Massenimport

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

• Archivierung von ganzen Verzeichnisbäumen mit Übernahme der Ablagestruktur
• Speichern der unveränderten Original-Dateien (auch E-Mails im .eml oder .msg Format)
• Regelbasierte Archivierung
• Konfigurierbar als Windows-Task zur zeitgesteuerten Archivierung festgelegter Ordner

ARCHIVE-CUBE

Dokumentenmanagement noch einfacher

Der Archive Cube ist die bewährte [accantum]-Dokumenten- und Archivlösung als kompaktes, vorkonfiguriertes Stand-Alone System. Der Archive Cube ist mit leistungsstarker Hardware ausgestattet und im ansprechenden Design.

Für die Inbetriebnahme ist keine zusätzliche Hard- oder Software nötig. Durch die vollständig vorinstallierte Software und die einfache Konfiguration über ein Webinterface ist es möglich, das komplette DMS/Archivsystem ohne spezielle IT Kenntnisse lauffähig zu installieren.

Vorteile:

• Vorinstalliert inklusiv aller Lizenzen
• ein Ansprechpartner für HW / SW

Die ideale Lösung für kleine mittelständische Unternehmen, die unter anderem:

• eine integrierte und kompakte Archivlösung suchen.
• die unabhängig von bestehenden IT Strukturen ein DMS-System betreiben wollen, dieses aber auch integrieren können.
• die auf eine einfache und gesetzeskonforme Archivierung Wert legen.