Dokumenten Management

Effizienz für Ihre Dokumente und Geschäftsprozesse!

[accanutm] DMS

So einfach kann Archivierung sein!

PREISWERT – PRAXISNAH – PROGRAMMIERBAR

Mit den Softwarelösungen von Accantum unterstützen wir die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Elektronische Verwaltung und Archivierung von Dokumenten und Informationen sowie die Steuerung Ihrer unternehmensweiten Arbeitsabläufe. Wir bieten für jede Unternehmensgröße die passende Lösung ob „On-premise“ oder aus der „Cloud“.

Wir bieten für Kleinstbetriebe bis hin zu Großunternehmen / Konzerne entsprechende Editionen. Die Lizenzierung unserer Software ist flexibel gestaltbar und wächst mit Ihren Anforderungen. Sie können die Software käuflich erwerben oder mieten.

Sie können unsere Produkte, das Dokumentenmanagement (DMS) und das Workflowmanagement (WMS) einzeln oder im Bundle erwerben. Jeder der folgenden Edition liegt die gleiche Software mit Standardfunktionalität zu Grunde.

Micro Edition

für Kleinstbetriebe bis 10 Anwender
ab € 1.280,-

Small Edition

für Kleinbetriebe bis 50 Anwender
ab € 1.580,-

Medium Edition

für Mittelständische Unternehmen bis 250 Anwender
ab € 2.480,-

Large Edition

für Großunternehmen bis 500 Anwender
ab € 4.980,-

Xtralarge Edition

für Unternehmen/Konzerne mit mehr als 500 Anwender
ab € 9.980,-

Jede Serveredition ist standardmäßig mit 5 Usern ausgestattet, einem Administrator, einem Prüfer und drei Vollusern. Gemäß der Edition können weitere Voll- und Lightuser dazu erworben werden. Sämtliche Editionen bieten die gleiche Funktionalität und unterscheiden sich lediglich in der max. Anzahl User und möglicher Zusatzmodule. Ein Upgrade auf eine höherwertige Edition ist jederzeit zum Differenzpreis möglich.

Volluser (€ 220,–) beinhaltet sämtliche verfügbare Funktionalitäten ohne Einschränkung. Lightuser (€ 110,–) unterliegen funktionalen Einschränkungen bei der Belegerkennung und beim Workflow. So kann der Lightuser beispielsweise an Workflows teilnehmen, aber keine Workflows initiieren.

E-Mail Management
für Outlook/Exchange

Capture
Belege automatisch erkennen und verarbeiten

Workflow
effektive Steuerung von Geschäftsprozessen

SaaS
DMS goes Cloud

LÖSUNGEN

Im Folgenden finden Sie unsere Lösungen, mit denen Sie Ihre Dokumenten Prozesse verbessern können. Ob automatische Erkennung und Verarbeitung von Belegen, digitalen Akten oder revisionssichere Archivierung im elektronischen Archiv – wir haben die Lösung im Standardportfolio. Hundertfach bewährt und im produktiven Einsatz bei mehr als 600 Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen.

Archivierung

Die elektronische Archivierung mit [accantum] führt nicht nur zu weniger Papier im Archiv, sondern bietet auch mehr Transparenz in den Geschäftsabläufen und ermöglicht eine rechtskonforme sowie revisionssichere Ablage sämtlicher Dokumente. Dies gilt auch für elektronische Dateien und E-Mails.

Eingangspost

Durch die digitale Bearbeitung und automatisierte Verteilung der Eingangspost lassen sich Liege- und Transportzeiten verringern, die Bearbeitung wird beschleunigt und Ressourcen werden effizienter genutzt.

Rechnungen

Durch die elektronische Bearbeitung und den automatisierten Versand der Ausgangsrechnungen lassen sich Druck- und Portokosten verringern, die Bearbeitung wird beschleunigt, Ihre Mitarbeiter werden entlastet.

Dokumente

Digitale Dokumente bzw. Akten machen ein umfangreiches Papierarchiv voller Aktenordner überflüssig. Dokumente werden automatisch über eine Ablageregel in digitale Akten eingeordnet. Eine bequeme Recherche und somit schnellere Auskunftsfähigkeit werden aufgrund einer klaren Struktur sichergestellt.

E-Mail Verarbeitung

Der Versand elektronischer Rechnung nimmt stetig zu. E-Mails dienen als Transportmittel für elektronische Belege, beinhalten aber auch selbst zahlreiche Geschäftsinformationen.

Integration

Mit der Integration und Anpassung unserer Webbasierten Software offerieren wir Unternehmen völlig neue Möglichkeiten Geschäftsprozesse zu optimieren.

Capture

Die digitale Erfassung und automatische Erkennung von Papierdokumenten beschleunigt die Arbeitsprozesse, somit werden Durchlaufzeiten verkürzt und wichtige Informationen stehen schnell zur Verfügung.

Workflow

Die Steuerung der Prozesse im Unternehmen mittels digitaler Workflows beschleunigt Abläufe und erhöht die Transparenz. Beteiligte werden über Aufgaben informiert, Ressourcen und Zuständigkeiten werden optimiert.

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We process your documents!

ARCHIV – DMS

Sicherheit und Zugriffsschutz

Personal- und Vertragsdokumente enthalten hochsensible Daten, deren Schutz besonders wichtig ist, und deren Zugriff genau gesteuert und protokolliert werden sollte. Dies erfordert neben der korrekten Anwendung vor allem eine rechtegesteuerte Verwaltung. Die digitale Akte schafft für das Unternehmen Transparenz über seine Dokumente und damit verbundene Informationen.

Aufgaben stellen sicher, dass kein Termin versäumt wird. Filter- und Reportfunktionalitäten ermöglichen einen schnellen Überblick. Weitere Dokumente die einem besonderen Zugriffsschutz unterliegen können individuell angelegt werden.

Beispiele:

  • Rechnungen / Lieferscheine
  • Personaldokumente
  • Berichte / Protokolle
  • Verträge
  • Jahresabschlüsse

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

  • Archivierung unterschiedlichster Dokumente und Belege
  • Preiswertes leistungsfähiges Dokumentenmanagement und Archivsystem
  • Es stehen je nach Anforderung und Unternehmensgröße 5 Editionen zur Verfügung
  • Regelbasierte automat. Archivierung von Dokumenten und E-Mails
  • Leistungsstarke Zugriffs-/Berechtigungsverwaltung
  • Der User benötigt lediglich einen Browser

E-MAIL MANAGEMENT

Effiziente E-Mail Verarbeitung

E-Mails beinhalten geschäftsrelevante Informationen. E-Mail Management ist das Zusammenspiel dieser Informationen mit den Geschäftsprozessen. Der Versand elektronischer Rechnungen nimmt stetig zu.  E-Mails dienen als Transportmittel für elektronische Belege, beinhalten aber auch selbst zahlreiche Geschäftsinformationen. Ziel ist die automatisierte Verarbeitung der Rechnung und die rechtskonforme Archivierung.

Der Exchange Connector bietet über konfigurierbare Regelwerke umfangreiche Möglichkeiten zur automatisierten Verarbeitung von E-Mails. So lassen sich wichtige Inhalte gezielt und vorgangsbezogen in die laufenden Geschäftsabläufe einbeziehen.

Beispiele:

  • E-Mail analysieren
  • E-Mail / Anhänge verarbeiten
  • Workflow starten
  • Ablage Anhänge
  • E-Mail Archivierung

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

  • Keine doppelte Datenhaltung von E-Mails sowie Anhängen in verschiedenen Ordnern, sondern ein zentrales Archiv
  • Einfache und schnelle Suche nach beliebigen E-Mails sowie Anhängen direkt in der gewohnten Outlook oder Lotus-Notes-Oberfläche
  • Keine fehleranfällige und schwer kontrollierbare Auslagerung von PST-Dateien notwendig
  • E-Mail-Verwaltung in übersichtliche digitale Akten

CAPTURE – Belegerkennung

Eingangsbelege optimal erkennen

Wiederkehrende strukturierte Belege von Lieferanten, Behörden oder Dienstleistern lassen sich automatisch erkennen und ablegen. [accantum] Capture – Um die permanent anfallenden Belege, wie Lieferscheine oder Rechnungen, schnell und automatisiert zu verarbeiten, bietet [accantum] mit dem
Capture ein Modul, das diese Belege erkennt und relevante Informationen ausliest.

Die aufwändige manuelle Erfassung entfällt. Belegdaten wie Nummer, Datum oder Betrag werden automatisch „befüllt“ und stehen für die Weiterverarbeitung und Recherche zur Verfügung.

Beispiele:

  • Belegdatum
  • Kundennummer
  • Rechnungsbetrag
  • UID Nummer
  • Absender

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

  • Intelligentes Auslesen von Belegen über Volltextzeichenerkennung (OCR)
  • Weniger Aufwand bei der Verschlagwortung von Dokumenten
  • Automatische Zuordnung gescannter Dokumente zu den entsprechenden Geschäftsfällen
  • Hohe Anwenderakzeptanz durch automatisierte Verschlagwortung und Klassifizierung gescannter Dokumente nach Dokumentenkategorien
  • Flexibel im Einsatz dank Anbindungsmöglichkeit beliebiger Scanhardware
  • Möglichkeit der automatischen Dokumenten-Klassifizierung

DMS-WORKFLOW

Effektive Prozesssteuerung

Rechnungen können automatisiert erfasst, über einen digitalen standardisierten Rechnungsprüfungs-Workflow zu den entsprechenden Sachbearbeitern / Abteilungen weitergeleitet und entsprechend freigeben werden. Die digitale Freigabe wird über Aufgaben gesteuert.

Aufgaben können nachgehalten und Beteiligte aktiv benachrichtigt werden. Aufwände für die Rechnungserfassung sowie Durchlaufzeiten werden reduziert.

Beispiele:

  • Rechnungsprüfung
  • Abteilung / Kostenstelle
  • Freigabe
  • Kontierung / Verbuchung
  • Ablage / Archivierung

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

  • [accantum] verfügt im Standard über ein Workflow-Modul zur effektiven Steuerung Ihrer Prozesse.
  • Die Workflows sind frei konfigurierbar und können so individuell auf die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.

ARCHIVE-CUBE

Dokumentenmanagement noch einfacher

Der Archive Cube ist die bewährte [accantum]-Dokumenten- und Archivlösung als kompaktes, vorkonfiguriertes Stand-Alone System. Der Archive Cube ist mit leistungsstarker Hardware ausgestattet und im ansprechenden Design.

Für die Inbetriebnahme ist keine zusätzliche Hard- oder Software nötig. Durch die vollständig vorinstallierte Software und die einfache Konfiguration über ein Webinterface ist es möglich, das komplette DMS/Archivsystem ohne spezielle IT Kenntnisse lauffähig zu installieren.

Vorteile:

  • Vorinstalliert inklusiv aller Lizenzen
  • ein Ansprechpartner für HW / SW

Die ideale Lösung für kleine mittelständische Unternehmen, die unter anderem:

  • eine integrierte und kompakte Archivlösung suchen.
  • die unabhängig von bestehenden IT Strukturen ein DMS-System betreiben wollen, dieses aber auch integrieren können.
  • die auf eine einfache und gesetzeskonforme Archivierung Wert legen.

DOKUMENTEN MANAGEMENT GOES CLOUD

Software as a Service

Mit unserer Archivsoftware aus der Cloud haben Sie, Ihr Steuerberater oder sonstige berechtigte Personen Ihre Dokumente jederzeit verfügbar. Der gesicherte und protokollierte Zugriff auf Dokumentenbestände wird hierbei individuell eingestellt.

So kann beispielsweise der Steuerprüfer nur auf steuerrelevante Belege im Prüfungszeitraum zugreifen. Die integrierte Belegerkennung und -verarbeitung ermöglicht die einfache und schnelle Erkennung, Verarbeitung und Ablage der Belege.

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

  • Zugriff von überall und jederzeit, mittels Internet-Browser
  • Keine Investition in Lizenzen oder Server Hardware dadurch reduzierte Komplexität
  • Daten werden täglich in einem hochsicheren Rechenzentrum in Deutschland gesichert
  • Durch den Einsatz unserer SaaS-Lösung bleiben Ihre IT-Kosten konstant und planbar
  • Moderne Lösung, wurde mit dem INNOVATIONSPREIS-IT 2017 ausgezeichnet

Vorteile:

  • überall verfügbar
  • keine Lizenzinvestition
  • keine IT-Investitionen
  • skalierbare Lösung
  • reduzierte Komplexität
  • höchste Verfügbarkeit

Damit Sie entspannt und sicher arbeiten können

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